オフィス移転には、事前にスケジュールを把握する事が重要です。
しかし、一般的にはオフィス移転を経験する機会自体が少ないので、何をいつ行うとスムーズに作業できるのかがわかりにくいものです。
この記事では、スムーズなオフィス移転のためにはどのように計画すればよいかを、プロの視点で伝授致します。
目次
オフィス移転を自分のオフィス内だけのことと考えてはいけません。
一番忘れがちなのが、入居日と工事開始日の確認です。
入居日前から工事できると思い進めていたら、工事は入居日以降にしか出来なかったというケースも珍しくありません。
そうなると、営業開始を予定していた日に営業出来なくなってしまいます。
移転計画を進める前に、移転先のビル管理会社にスケジュールの共有を行い、入居日と工事開始日の確認は必ず事前に確認しましょう。
内装工事などを行う際の条件や注意事項があるかなども事前に確認しておくと、工事を始めてから途中で止められる心配が無くなります。
移転スケジュールの共有が必要なのは、今入居しているオフィスに関しても同様です。
ビル管理会社に解約予告期間や原状回復などについて、どのような決まりになっているか確認する事で、いつまでに何を行えばよいかがはっきりします。
特に注意したいのが原状回復工事です。
転居先を準備するのと同時進行でオフィスの原状回復が必要になる場合が多いからです。
ビル管理会社などから工事業者の指定がない場合は、自ら工事業者を探さなければなりません。
原状回復工事は明け渡しの期日までに行うことが多いので、いつまでにどの程度の回復が必要なのかを確認するようにしましょう。
移転先の物件を決めるのには不動産会社を利用するケースが一般的ですが、実はそれ以外にも方法があります。
移転先のオフィスは内装もじっくり考えて決めたいという場合には、物件探しから内装提案までトータルプロデュースしてくれる会社を選ぶとよいでしょう。
オフィス移転を専門に扱う業者ですから、内見時からレイアウトの相談が出来ると共に、必要なポイントや見落としやすいポイントなどについて直接アドバイスしてもらえます。
物件を決める参考にもなりますし、理想のオフィスを実現しやすくなります。
また、ビルの管理会社・ビルオーナーとの打ち合わせや申請書の作成も、代行してくれたり一緒にやり取りしてくれたりする為、抜けや漏れ等が減り、スムーズに移転スケジュールが立てやすくなります。
オフィス移転を成功させるためには、3カ月前から業者に声をかけ始めることがお勧めです。
なぜ3カ月なのかというと、業者の選定に1カ月、打ち合わせに1カ月、工事に1カ月と余裕を持った行動ができるようになるからです。
時間的な余裕があれば、納得がいくまで話し合って、イメージ通りの内装になるように話を詰めていくことも可能です。
スムーズに移転するためには、旧オフィス、新オフィスそれぞれで必要な作業を、可能な限り効率よく行わなければなりません。
予定通りに作業が進まないこともあるため、計画を立てる時点で、時間的な余裕を持たせておくと安心です。
業者選定にも打ち合わせにもそれぞれ約1カ月ずつかけられるので、おすすめのプランを比較するなどしてじっくり選ぶことも可能です。
安心して任せられる業者を選んで、納得のいく形で仕上げられます。
オフィス移転にはスケジュールの管理がとても重要です。
移転の知識やノウハウを持っている業者を味方に付けることで、オフィス移転をスムーズに進める事が出来ます。
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