オフィス移転完全マニュアル！全体の流れとやることチェックリスト

移転のコンセプト設定

まずは、なぜオフィス移転したいのかということをはっきりさせることが重要です。

理由もなく、ただ何となくオフィス移転を思い立つということなどあり得ません。わざわざ面倒なオフィス移転を考えるからには、今のオフィスに何らかの問題や不満があると考えるのが筋です。

そうでない場合でも、せっかく移転するのであれば今のオフィスの問題点や不満を解消できるチャンスなので、これまでのオフィスにはどんな課題があるのかを洗い出し、移転によってどんな解決が可能なのかを考えてみましょう。

オフィス移転によってよくしたいのは場所なのか、内装なのか、レイアウトなのかがはっきりすれば、移転先の条件もある程度絞れます。

しっかりとコンセプトを設定し、どんなオフィスにしたいのかイメージを固めましょう。

理想のイメージがあるなら、写真やイラストを集めて、できるだけ具体的な形にしていきます。

＜移転する理由　チェックリスト＞

☑ 今のオフィスにはどんな不満がありますか

☑ オフィス移転でどんなことを今よりもよくしたいですか

☑ どんなイメージのオフィスが理想ですか

 

目的に沿った物件探し

新オフィスのコンセプトが固まったら、それに合う物件探しを始めます。新オフィスは広ければ広いほどよいというものではありません。狭すぎても広すぎても使いづらいオフィスになってしまいます。

人数や業態に見合った坪数を選びましょう。どれくらいの間入居する予定なのか、その間にどれくらいの増員を見込んでいるのかなど、将来の姿も想定したうえでオフィスを選びます。

オフィス選びで大事なのは広さだけではありません。部屋の形や柱の位置も重要です。

同じ広さでも形や柱の位置が悪いと、無駄になる部分が多く、スペースを有効に使えません。これまでのオフィスよりも使い勝手のよいものにするためには、レイアウトしやすい物件を選ぶことが大事です。

それ以外にも、立地の問題やコストの問題などもあるので、物件選びの条件は優先順位をあらかじめ決めておくことも必要でしょう。

＜物件条件確認　チェックリスト＞

☑ 何人で移転しますか

☑ どれくらいの期間入居予定ですか

☑ 今後どれくらいの増員を見込んでいますか

☑ 物件の条件としては何を優先したいですか

 

レイアウト設計

物件が決まったら、レイアウト設計を行います。その際、最初に決めた移転のコンセプトに選んだ物件の特徴を加味してゾーニング(空間の振り分け)をします。

部署ごとにどれくらいのスペースが必要かを洗い出しましょう。来客と従業員が共同で使う場所と従業員のみが使う場所を分けて考えます。

従業員のみが立ち入れる場所の中に共用スペースを配置してしまうと、来客にとっても従業員にとっても使いづらいオフィスになってしまうので注意が必要です。

大まかなレイアウトを決めたら、専門家のアドバイスを交えて、具体的なレイアウトを作成していきましょう。

一通りレイアウト設計ができたら、コンセプトや将来の姿に合う内容になっているかを確認します。

 

設計方法の詳細はNo1「レイアウトの基本、コツ」記事を御覧ください。

 

＜レイアウト確認　チェックリスト＞

☑ レイアウト設計を専門家に依頼しますか

☑ ゾーニングはきちんとできていますか

☑ コンセプトに沿ったレイアウトになっていますか

 

オフィス家具選定

新オフィスのレイアウト設計が済んだら、設計した内容に合わせてオフィス家具の選定を行います。

新オフィスで使用する家具やOA機器には、旧オフィスから運んで使うものと新しく購入するもの、リースするものの3つがあるはずです。漏らすことのないように、それぞれリストアップしておきましょう。

どんな家具を購入するかが決まったら、具体的に家具の選定をし、見積もりの依頼をします。納得のいく見積もりが出たところで発注をしましょう。

また、移転に伴って廃棄する家具が出るなら、引っ越し業者に引き取ってもらえるかどうか確認しておくことも必要です。

別途廃棄を依頼すると高くつくことがあります。無駄な出費を作らないように注意しましょう。

＜オフィス家具選定　チェックリスト＞

☑ 旧オフィスから新オフィスに移動させる家具やOA機器をリストアップできていますか

☑ 新オフィスのために新しく購入する家具やOA機器をリストアップはできていますか

☑ リースする家具やOA機器をリストアップはできていますか

☑ 新規購入する家具の選定、見積もりの依頼は済みましたか

☑ 移転に伴って廃棄する家具はリストアップできていますか☑ 廃棄する家具の引き取りが可能か確認しましたか

☑ 廃棄する家具を廃棄するための手続きはしましたか

 

業者選定

オフィス移転が一般家庭の引っ越しと大きく異なるのが、電気工事や内装工事の有無です。新オフィスを使えるようにするためにはどんな工事が必要なのかを考えましょう。

主な工事は内装工事やセキュリティ、電気、通信などの工事です。移転先の建物によっては、改めて工事をしなくても、そのまま流用して済ますことができるかもしれません。

新オフィスの工事と同時に、旧オフィスの方では原状回復工事についての話を詰めていく必要があります。

これらの工事を自分で手配できそうか、専門家に依頼した方がよいかをまず考えましょう。専門家に依頼するなら早めに依頼する必要があります。

特にデザインオフィスにしたい場合は、自分でやろうと思ってもなかなか思い通りにはいきません。

オフィス専門の内装業者なら、物件探しからサポートしてくれるので、プロに依頼するのがおすすめです。

＜業者選定　チェックリスト＞

☑ オフィス移転に必要な工事の手配を業者に依頼しますか

☑ 工事業者への手配は済みましたか

・旧オフィスの原状回復

・新オフィスの内装工事

・電気工事

・通信工事

・空調工事

 

移転準備

物件やレイアウト、家具などを決めるのと並行して、移転の準備を進めていきます。

オフィス移転が決まったらできるだけ早めに社内告知し、社員に協力を求めなければなりません。オフィスが移転するということは、通勤に影響が出るからです。

旧オフィスの解約予告を済ませたら、その後の流れについてスケジュールを細かく決め、社内と業者で共有するようにします。

引っ越し業者に依頼しても、社内でやることがいろいろあるので、役割分担を決め、それぞれ準備を進めていきます。

移転案内を作成して取引先に送付したり、新住所入りの封筒や名刺の発注をしたりする作業も並行して行いましょう。

荷物の梱包やデータのバックアップも移転日から逆算して進めます。移転日当日の作業分担の確認も前日までに済ませておきましょう。

 

移転スケジュールを決め方は「プロが行うオフィス移転スケジュール術」を御覧ください。

 

また、必要な手続きの詳細は「オフィス移転時に必要な手続きまとめ」を御覧ください。

 

＜移転準備　チェックリスト＞

☑ オフィス移転について社内告知をしましたか

☑ 従業員に対してオフィス移転についての協力を求めましたか

☑ 社内外で移転までの流れを共有できていますか

☑ 社内でやることの役割分担をしましたか

☑ 定期的に準備の進捗を確認していますか

☑ 移転案内の作成はできていますか

☑ 取引先への移転案内は住みましたか

☑ 新オフィスで使う封筒や名刺の印刷は済みましたか

☑ 荷物の梱包スケジュールは立てましたか

☑ データのバックアップは済んでいますか

☑ 移転当日の仕事分担を確認しましたか

・旧オフィス担当

・新オフィス担当

☑ 移転後に必要な手続きをリストアップできていますか

・届け出先

・必要書類

・届け出期間

 

移転当日

当日は旧オフィス、新オフィス共に立ち合いが必要です。

全員が同時に動くのではなく、運び出す側と運び入れる側に人員を配置するようにします。

引っ越し業者を依頼している場合は、運び出しや運び入れの作業自体は業者のスタッフが行うのが普通です。

旧オフィス、新オフィスそれぞれの担当になった従業員は、効率よく業者のスタッフが動けるように、的確な指示を出すことが大事です。

旧オフィスでは、積み残しがないように最終チェックをします。新オフィスでは、搬入に際して周りのオフィスとのトラブルにならないように気を配ることが必要です。

＜移転当日にやること　チェックリスト＞

☑ 旧オフィス

・新オフィスそれぞれに人員配置できていますか

☑ 旧オフィス・新オフィスそれぞれ何を指示するか理解できていますか

☑ 旧オフィスの最終チェックはしましたか

☑ 新オフィスでは周辺への配慮ができていますか

 

移転後の確認

移転後には、旧オフィスの解約に伴う事務や新オフィス契約に伴う事務、オフィス移転を依頼した業者への支払いなど、短期間に行わなければならない雑務がいろいろあります。

漏らさず行えるようにリストアップしておきましょう。

特に移転後には、オフィス移転に伴い、役所等にさまざまな届け出をしなければなりません。届け出先が複数あり、中には手続きをする期間が決まっているものもあります。

どんな手続きがあるのか、いつまでに手続きが必要なのか、必要書類は何かということは、届け出先別にリストアップをしておくのがおすすめです。

＜移転後の確認　チェックリスト＞

☑ 旧オフィスの解約に伴う事務処理はできていますか

☑ 新オフィスの契約に伴う事務処理はできていますか

☑ 新規購入の家具やOA機器の支払いは済みましたか

☑ プランニングを依頼した業者への支払いは済みましたか

☑ 移転に伴う役所への手続きは済みましたか

 

必要に応じてプロの手も借りる

オフィス移転はタスクが多く、複数のことを同時進行で行います。順番に進めていかなければならないことばかりで、漏れがあると後々取り返しのつかないことにもなりかねません。

自分でやればその分費用は抑えられますが、納得のいくオフィス移転にするためには、必要に応じて専門家の手を借りるのもいいでしょう。

結果的にプロに頼んだほうが余分な出費や時間のロスを防げる場合もあります。