オフィスのレイアウト変更時に押さえておきたいポイント紹介

レイアウトを変更する目的を定めよう

レイアウトを変更する際には、「なぜ」「何のために」変更することにしたのかという理由や目的があるはずです。「何のために」をはっきりさせましょう。

目的が明確になったら、次に大切な事は”共有する”ことです。
社内やオフィス内装業者に依頼する場合は担当者にしっかり目的を共有する事で、より良いオフィスレイアウトにする事が出来ます。

社内で目的が共有されていなかったり、オフィス内装業者の担当者に理由を伝えないまま進めてしまうと、レイアウトを変更したにもかかわらず、理由が改善されていなかったり、目的が達成されていなかったり、別の部分での不具合が起こったりする事があります。

これでは、折角レイアウト変更しても意味がありません。

まず、どうしてレイアウト変更したいのか事前にしっかり共有する事で、オフィス内装業者に依頼する場合は適格なアドバイスやレイアウトプランを提案して貰えます。

また、部屋を使う人数の確認も合わせて行うと打合せがスムーズになります。
部屋の広さが同じでも、何人で使うかによって、使い勝手のよいレイアウトが変わってくるからです。

オフィスの一部をレイアウト変更するのであれば、その場所を利用する人数、全体を変更するのであれば全社員数が対象になります。

オフィス内装業者に依頼する場合、現在のレイアウト図面を用意しておくと良いでしょう。
打合せもスムーズに行う事が出来、変更の前後でどこをどれくらい変えなければならないかがわかります。

レイアウト変更を完了させたい時期についてもはっきり決めておきましょう。
完了の時期から逆算して、何をいつまでにしておかなければならないかを決めるためです。

移転先のレイアウト、部屋構成を決めておこう

オフィス移転に伴うレイアウト変更であれば、部屋数や島構成、島並びを事前に決めておかなければなりません。

決まっていない状態でパーテーションや家具を運び込んでも混乱するだけです。
事前にきちんと決めておけば、効率の良い導線を考える事も出来ます。

また、内装も変えたい場合、どんな雰囲気にしたいのか等、依頼主とデザイナーとの間で事前にしっかりとイメージの共有ができていることが大事です。

言葉だけでは伝わりにくい微妙なニュアンスなどを伝えるには、実物の建物や写真など、視覚的な情報を含めるとわかりやすくなります。

捨てる家具と新しく買う家具の予定を決めよう

レイアウトを変更すると、これまで置いてあった家具を戻す場所がなくなることがあります。

家具のデザインが新しいレイアウトのイメージに合わないということもあるでしょう。

オフィスレイアウトを変更する際には、どんな家具が不要になるか、どんな家具を置きたいのかなども事前に考えておく必要があります。

捨てる家具があるなら、処理方法についても考えておかなければなりません。
何が要らなくなるかがわかっていれば、事前に処分しておくこともできます。

余分な家具を移動する荷物の中に入れなくてよくなるので、経費の節減にもつながります。

家具などは、まだ使えそうかどうかではなく、新しいレイアウトのイメージに合うかどうかという基準で残すものを決めることが大切です。

処分するものを先に決めておくことで、レイアウト後のイメージに合う新しい家具を事前に準備しておくことが可能になります。

絶対に押さえておきたいポイントをまとめておこう

オフィスレイアウトの変更を成功させるためには、依頼者と業者先の担当者やデザイナーとのイメージの共有がとても重要です。

とくに、絶対に押さえておきたいのはどのポイントなのかという点が共有できているかどうかによって、仕上がりに大きな差が出ます。
なので、業者依頼したからといってすべてを任せるというのではなく、依頼者側からも希望を伝えるようにしましょう。

どの部分にこだわるのか、なぜこだわるのかを具体的に伝えることが大事です。
口頭で伝えるだけでなく、後で内容を確認できるようにリストアップしておくようにします。

たとえば、オフィス全体のレイアウトを変更するのであれば、社長室にどんなこだわりがあるのかは押さえておきたいポイントです。

威厳のある空間にしたいのか、誰でも入りやすい開放的な空間にしたいのかなどによって、使用する壁の素材が変わります。
また、パーテーションで建てるのか、造作壁を作って壁にクロスを貼るのかによって工期や金額も変わります。

部分的なレイアウトの変更であれば、部屋の構成についてのこだわりをはっきりさせることがポイントになるでしょう。

技術的にこだわりを形にできない場合もあるかもしれません。

しかし、何にこだわりたいかを伝えておくことは大切です。
依頼主にこだわりたい部分があることがわかれば、デザイナーは何らかの方法でこだわりをデザインに活かそうと考えます。

こだわりたい部分を共有することが、納得のいくレイアウトにつながります。

目的がはっきりすれば納得につながる

オフィスレイアウトを変える際には、ただレイアウトを変えたいというだけでなく、なぜ変えたいのかという目的をしっかり決めて、業者依頼する場合は担当者やデザイナーにきちんと伝えておくことが大事です。

そうすることで、どこをどのように変える必要があるのかというポイントが見えてきます。
重視するポイントをまとめて、理想に近いイメージを写真などで確認しておくと、納得のいくレイアウトに近づくはずです。